2020年，我的極簡(jiǎn)高效生活管理法

摘要： 經(jīng)常有讀者問(wèn)到,我平時(shí)如何管理任務(wù)、知識(shí)、各種瑣事……所以,索性做了這么一個(gè)總結(jié)。也算是年底回顧的一環(huán)。希望能夠?yàn)槟阈碌囊荒?提供一些啟發(fā)。: )1. 工作許多朋友可能會(huì)覺(jué)得:我手...

經(jīng)常有讀者問(wèn)到,我平時(shí)如何管理任務(wù)、知識(shí)、各種瑣事……

所以,索性做了這么一個(gè)總結(jié)。也算是年底回顧的一環(huán)。

希望能夠?yàn)槟阈碌囊荒?提供一些啟發(fā)。: )

1. 工作

許多朋友可能會(huì)覺(jué)得:我手里有那么多事情、項(xiàng)目要做,一定非常忙吧?日程表排得密不透風(fēng)那種?

其實(shí)不是的。

我奉行一個(gè)原則,叫做「彈性原則」。什么意思呢?一件事情到了手上,我第一時(shí)間一定會(huì)去思考:

• 這件事情不做會(huì)有什么影響?能不能不做?

• 這件事情最晚什么時(shí)候需要完成?

• 我能否把它移交給別人?能否簡(jiǎn)化掉任何部分?

• 我需要做到什么程度為止?60分、80分,還是100分?

在這種情況下,我會(huì)先對(duì)手上所有的事情做一個(gè)整體的檢視,再挑出那些不得不做的,給它們安排一個(gè)大致的時(shí)間范圍。

這就是我之前提到過(guò)的「全景思維」:一定不要著眼于每一件任務(wù),而是不斷地把視角在「整體」和「局部」之間來(lái)回轉(zhuǎn)移,先對(duì)自己的一整周、一整天做一個(gè)大致規(guī)劃,做到心里有數(shù),再集中精力,去處理那些「不得不做」的事。

因此,我這兩年進(jìn)一步簡(jiǎn)化了自己的工作管理清單,現(xiàn)在只留下這么三個(gè):

• 本周安排:所有需要在這周內(nèi)完成的事情

• 持續(xù)跟進(jìn):沒(méi)有時(shí)間限制,但需要時(shí)不時(shí)去跟進(jìn)的事情

• 安排規(guī)劃:除此之外的其他事情

簡(jiǎn)而言之,流程是:

1)當(dāng)拿到一個(gè)新任務(wù)時(shí),我會(huì)先用上面的「彈性原則」問(wèn)一下,如果能不做,直接丟掉。

2)如果必須得做,我會(huì)去思考:它最晚的截止時(shí)間是多少?如果是本周,則留出一定的提前量(避免自己陷入「帕金森效應(yīng)」),再把它排進(jìn)「本周安排」,寫(xiě)上具體的日子。

在丟進(jìn)「本周安排」時(shí),也有幾個(gè) Tips:

(1)我會(huì)首先給自己每天預(yù)留大約4-5小時(shí)的時(shí)間。然后,預(yù)估這項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間,再看周一是否已經(jīng)排滿。如果滿了,就看周二;如果也滿了,就看周三……以此類推。

(2)如果這項(xiàng)任務(wù)會(huì)「鎖住一段時(shí)間」(比如周六下午需要開(kāi)一場(chǎng)會(huì)議),我會(huì)標(biāo)上具體的時(shí)間段,告訴自己:這段時(shí)間已經(jīng)被鎖住了,記得從每天的「預(yù)留時(shí)間」里扣除掉。

(3)如果這項(xiàng)工作沒(méi)有明確的截止時(shí)間,我就丟進(jìn)「本周安排」,但不加日期。這樣當(dāng)按日期排序時(shí),它就會(huì)出現(xiàn)在「無(wú)日期」里,再見(jiàn)縫插針去做。

3)如果這個(gè)任務(wù)是一個(gè)長(zhǎng)期的、跟進(jìn)性質(zhì)的事項(xiàng)(比如跟進(jìn)外包出稿),那么就丟進(jìn)「持續(xù)跟進(jìn)」。

4)如果都不是,則扔進(jìn)「安排規(guī)劃」里面。

5)然后,每周日,我會(huì)對(duì)所有「本周安排」里面的事情做一個(gè)總體回顧,再打開(kāi)「安排規(guī)劃」,按照前面的流程,把所有有待完成的事項(xiàng),繼續(xù)分門別類丟進(jìn)這三個(gè)清單里面。

這樣的好處在于:一方面,你可以保持自己的任務(wù)清單非常清爽,能夠高效聚焦到「所有必須做的事情」上;另一方面,當(dāng)你切換到「全景模式」時(shí),你又能對(duì)大局有一個(gè)清晰的縱覽,對(duì)自己的時(shí)間分配心里有數(shù)。

可能有些朋友會(huì)記得我在 中提到的「AFD 管理法」。這個(gè)方法被棄用了嗎?當(dāng)然不是。我會(huì)用另一個(gè)維度 —— 標(biāo)簽,來(lái)作區(qū)分。

簡(jiǎn)而言之,所有的任務(wù)默認(rèn)都是「Action」(行動(dòng))。而如果它屬于「Focused」(思考)或「Dessert」(恢復(fù)精力),就給它打上一個(gè) F 或 D 的標(biāo)簽。這樣,需要時(shí),點(diǎn)擊標(biāo)簽,就一覽無(wú)余了。

另一方面,標(biāo)簽的另一個(gè)妙用,是用來(lái)作「情境篩選」。

比如我經(jīng)常出門,那就會(huì)設(shè)一個(gè)標(biāo)簽,叫做「在外」。平時(shí)需要出外做的事情,通通打上這么一個(gè)標(biāo)簽。等我下次外出時(shí),忙完手頭的事情,就會(huì)打開(kāi)這個(gè)標(biāo)簽,看一下,有什么事情可以順手解決掉。

再比如,我平時(shí)會(huì)收藏一些有趣有用的學(xué)習(xí)材料、文獻(xiàn),但我不會(huì)把它們丟在收藏夾里,而是在任務(wù)清單建一個(gè)標(biāo)簽,叫做「學(xué)習(xí)」。這樣,當(dāng)我騰出整段時(shí)間時(shí),打開(kāi)這個(gè)標(biāo)簽,就能看到所有「待學(xué)習(xí)」的資料。

再比如,我經(jīng)常去深圳出差,那我甚至?xí)陆ㄒ粋€(gè)標(biāo)簽,叫做「深圳」。把所有想去的店、想逛的地方、想體驗(yàn)的東西,全部打上標(biāo)簽。這樣,就非常方便我按圖索驥。

簡(jiǎn)而言之:我會(huì)用兩個(gè)維度對(duì)自己的任務(wù)進(jìn)行拆分和安排。一個(gè)是清單,它是一個(gè)固定的分解,用來(lái)安排和規(guī)劃日程;另一個(gè)是標(biāo)簽,它可以靈活按照自己的實(shí)際情況去設(shè)計(jì),涵蓋所有可能涉及的情境,方便你第一時(shí)間做出篩選。

下面是一些相關(guān)的舊文,可以參考:

2. 信息

在各位讀者向我咨詢的問(wèn)題里,最常見(jiàn)的問(wèn)題之一,就是:L先生,你究竟是怎么做自己的知識(shí)管理的?

其實(shí)說(shuō)來(lái)慚愧,我不怎么做知識(shí)管理 —— 因?yàn)槲宜钚械脑瓌t,是「流」的原則:

一切知識(shí)必須能夠流動(dòng)起來(lái),用起來(lái),它才會(huì)產(chǎn)生價(jià)值。否則,就只會(huì)成為「死物」而已。

想一想,你有多少文章、鏈接、信息,堆積在倉(cāng)庫(kù)里,從來(lái)不曾用過(guò)?

所以,我現(xiàn)在用的筆記結(jié)構(gòu),是我從「流」的特性出發(fā),結(jié)合知識(shí)體系構(gòu)建的原理,重新優(yōu)化的「INK-P」筆記法。

具體而言,它分為 4 個(gè)筆記本:

Inbox(待處理):所有一切接收到的信息,全部放在這里,再定期慢慢分發(fā)。

Note(備查):從 Inbox 得來(lái)的知識(shí)點(diǎn),當(dāng)我把它補(bǔ)充完善之后,就把它做成一張知識(shí)卡片,存入 Note 里面。

Knowledge(主題):對(duì)應(yīng)著我在 中講的「主題」。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),它包含兩種:

一是我對(duì)一個(gè)小的主題的積累和闡述 —— 比如「行為遺傳學(xué)」和「為什么人會(huì)越來(lái)越狹隘」。但凡產(chǎn)生新的想法、獲得新的認(rèn)知,我就把它們放進(jìn)去,補(bǔ)全這個(gè)主題;

二是一些長(zhǎng)期有效、需要時(shí)刻更新的東西。比如推薦給大家的書(shū)單,我?？吹男畔⑶?后面也會(huì)總結(jié)出來(lái)分享給大家),關(guān)注的全球大事件,等等。

最后,這些信息的歸宿,都會(huì)去到Project(項(xiàng)目)里面。一旦我覺(jué)得對(duì)一個(gè)主題的理解足夠完整了,得出了一些結(jié)論,我就把它移動(dòng)到 P 里面,要么作為文章輸出出來(lái),要么,作為一個(gè)方法論或方案,在實(shí)踐中試行,并把反饋、心得和注意點(diǎn)更新到這頁(yè)筆記里面。

另外還有一個(gè)筆記本,「歸檔」,下面會(huì)提。

這里著重提一下 Inbox。

它同樣有兩個(gè)作用。一方面,它作為一個(gè)收集箱而存在:我所有第一時(shí)間產(chǎn)生的想法、獲得的知識(shí),包括靈感、備忘錄、讀書(shū)筆記,都會(huì)先丟到 Inbox 里面,等待分發(fā)。

另一方面,它又可以作為一個(gè)工作桌:放在 Inbox 里面的東西,就是我還沒(méi)有「完全處理妥」的信息。我只要打開(kāi) Inbox,就可以知道,我還有哪些信息需要處理,需要把它們用起來(lái),或者內(nèi)化。

舉個(gè)例子:我做智識(shí)營(yíng)的時(shí)候,當(dāng)我產(chǎn)生任何靈感時(shí),我就會(huì)在 Inbox 里新建一頁(yè)筆記,把靈感寫(xiě)上去,然后打個(gè)標(biāo)簽「智識(shí)營(yíng)」。

直到我將其中某幾頁(yè)筆記整合起來(lái),完成一篇延伸閱讀,或者成為某一課的某個(gè)知識(shí)點(diǎn),我再把新的這個(gè)產(chǎn)出,放到 P 里面,留著更新和備用;把這些原材料直接刪掉,或者從 I 里面放到「歸檔」筆記本里。

這就是一個(gè)完整的「流」:

1. 所有的信息統(tǒng)一收集到 I 里面,并時(shí)刻提醒我,我還有多少信息「待處理」;

2. 經(jīng)過(guò)主題閱讀補(bǔ)充完善的信息,做成一張知識(shí)卡片,放進(jìn) N 里面,備查;

3. 把若干張知識(shí)卡片整合起來(lái)的結(jié)果,或者需要時(shí)刻更新的內(nèi)容,放到 K 里面;

4. 最后,這些成果若是能夠?qū)嵺`、輸出、應(yīng)用,再轉(zhuǎn)移到 P 里面,成為一個(gè)「項(xiàng)目」。

更進(jìn)一步,信息處理和任務(wù)清單,其實(shí)是必須要結(jié)合起來(lái)的。

比如:放進(jìn) P 里面的項(xiàng)目,我會(huì)把它進(jìn)行拆解,分拆成可以行動(dòng)的步驟,再寫(xiě)進(jìn)任務(wù)清單的「本周安排」里面。

舉個(gè)例子:我剛接觸到一款不錯(cuò)的軟件,那么可能會(huì)在 P 里面新建一頁(yè)筆記,標(biāo)題為「XX軟件使用體驗(yàn)」。然后在前文的任務(wù)清單里寫(xiě)上「試用XX軟件」和「記錄試用體驗(yàn)」。

等我試用完成,我再把體驗(yàn)和感受,更新到筆記本的「XX軟件使用體驗(yàn)」里面。

這樣,就完成了一個(gè)流動(dòng)的「流」,一個(gè)完整的閉環(huán)。

另外,我做任何筆記時(shí),如果有一些行動(dòng)的想法(比如查詢某個(gè)術(shù)語(yǔ)),我會(huì)標(biāo)上「td」(表示 todo)。這樣,當(dāng)我每天整理、檢閱時(shí),搜一下「td」,就能找到所有需要采取的行動(dòng),再分門別類寫(xiě)入任務(wù)清單里。

下面是一些相關(guān)的舊文,可以參考:

3. 項(xiàng)目

這里的「項(xiàng)目」跟信息里面的 P 有什么區(qū)別呢?為什么要單獨(dú)拎出來(lái)呢?

你可以理解為:信息里面的 P,是小項(xiàng)目 —— 比如一篇文章的構(gòu)思,一個(gè)軟件的試用……而這樣的「項(xiàng)目」,是大項(xiàng)目。它一般長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月,有非常繁瑣的信息和任務(wù),需要不斷去干預(yù)和跟進(jìn)。

那么,我會(huì)在 P 里面,新建一頁(yè)筆記,叫做「項(xiàng)目總控」,把所有這樣的項(xiàng)目通過(guò)筆記內(nèi)鏈放進(jìn)去,作為一個(gè)總的索引。

然后,對(duì)每一個(gè)具體的大項(xiàng)目,我會(huì)再分別做一頁(yè)筆記,把它分成三部分:

• 跟進(jìn):需要我主動(dòng)去做的事情。

• 記錄:每次有大的動(dòng)作、或是取得了階段性成果,就把它的概況記下來(lái)。

• 備忘:跟項(xiàng)目相關(guān)的信息,方便及時(shí)查閱。

還是拿智識(shí)營(yíng)為例。在我的「智識(shí)營(yíng)2.0」項(xiàng)目筆記里面,「跟進(jìn)」,可能就包含諸如:還有哪幾課的內(nèi)容有待梳理;要加入哪些知識(shí)點(diǎn);要出哪些資源分享和延伸閱讀……;

「記錄」,可能就包含:幾月幾日完成某一課的錄制,哪些地方可能是重難點(diǎn),等等。

「?jìng)渫?可能就包含比較重要的鏈接,比如大本營(yíng)地址,課件下載地址,總索引地址,等等。

這樣,這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展到哪里,還有哪些要做的事情,就一目了然了。

下一步,就是把「項(xiàng)目」跟「工作」掛鉤起來(lái)。

這里,項(xiàng)目筆記里面的「跟進(jìn)」,是我用來(lái)整理思路的地方。每次需要推進(jìn)項(xiàng)目時(shí),我就把腦子里的想法列出來(lái),縱覽一遍。確實(shí)需要做的,寫(xiě)入「任務(wù)清單」里面;其他存在的問(wèn)題、障礙、可能性,留在「跟進(jìn)」里面,等待我進(jìn)一步去加工和處理。

同樣,在任務(wù)清單里,做完了一件事情,我會(huì)在每天結(jié)束前,對(duì)自己每天做一個(gè)回顧,再把重要的信息寫(xiě)進(jìn)「記錄」里面。

當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目徹底完成了,它里面的「跟進(jìn)」和「記錄」,就會(huì)成為我復(fù)盤的絕佳工具,可以為我提供當(dāng)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)、思考和心路歷程;它的「?jìng)渫?也很方便我進(jìn)行鉤沉,找出之前用過(guò)的信息。

這時(shí),我會(huì)給它的標(biāo)題標(biāo)上「已完成」,放進(jìn)歸檔里面,或者留在 P 里面,以備不時(shí)之需。

4. 生活

以上幾點(diǎn),就是我生活里較為主要的部分。接下來(lái)聊聊一些輕松的。

1)日記

我會(huì)在每天晚上大約9-10點(diǎn),對(duì)自己的一整天做一個(gè)回顧,記錄今天做的事情、學(xué)到的東西、留下的想法 —— 其實(shí)瞥一眼任務(wù)清單、項(xiàng)目筆記和 Inbox 就行了,很輕松。

這些日記放在哪兒呢?同樣,我會(huì)在筆記軟件新建一個(gè)筆記本,叫「日記」,再按照月份新建筆記:如「2019.11」「2019.12」「2020.01」……

這里要給大家推薦的一個(gè)小習(xí)慣,是:我會(huì)在每一頁(yè)日記的最上方,留出一片空白,用來(lái)寫(xiě)「每周精華」。

什么意思呢?當(dāng)我結(jié)束這一天的學(xué)習(xí)和工作,我會(huì)把那些最重要的收獲和成長(zhǎng),寫(xiě)在這個(gè)「每周精華」里面。直到完成一個(gè)月的日記,湊齊了4份「每周精華」,再在上面寫(xiě)一個(gè)「每月精華」。里面留下的,就是這個(gè)月最精辟的總結(jié)和思考。

這樣,當(dāng)我打開(kāi)「2019.11」這一頁(yè)時(shí),我先看到的是最上面的「每月精華」,再往下,是4個(gè)「每周精華」,接著往下,才是每一天的具體記述。

這可以非常有效地幫助你,對(duì)自己的生活進(jìn)行總結(jié)、提煉和思考,更具體地看到自己每一天的成長(zhǎng)。

(2)財(cái)務(wù)

我自己試用過(guò)很多記賬法,但全部以失敗告終 —— 原因很簡(jiǎn)單:我實(shí)在受不了這樣的生活:每一筆收入和支出都要巨細(xì)靡遺地寫(xiě)下來(lái),如果發(fā)現(xiàn)賬不平,就要去檢索自己的賬單,看漏了哪一筆……

對(duì)于我這樣的懶人來(lái)說(shuō),這實(shí)在太麻煩了。

所以,我現(xiàn)在的記賬思路,是這樣的:采用「預(yù)算編制法」。每年給自己編制一個(gè)預(yù)算,然后每周、每月統(tǒng)計(jì)一下支出,大概看一下有沒(méi)有超預(yù)算,就可以了。

這種思維,就叫做「黑箱思維」:我們把具體的出賬入賬看作一個(gè)黑箱,那么,只需要抓住起點(diǎn)(預(yù)算)和終點(diǎn)(總支出),就可以了。

具體怎么操作呢?

首先,一切支出都可以劃分為「固定支出」和「可變支出」。前者諸如房貸,車貸,孩子教育費(fèi)用,長(zhǎng)輩補(bǔ)貼家用……這些支出每年基本是穩(wěn)定的,不會(huì)有太大變化。

而「可變支出」呢,其實(shí)也可以分為兩部分:正常值,以及異常值。

什么意思呢?其實(shí),每個(gè)人的生活軌跡,大致都是趨于穩(wěn)定的:每個(gè)月的吃穿用度,大抵會(huì)在一個(gè)平均值附近波動(dòng)。所以我們主要跟蹤的,就是那些超出了「日常生活」的「大額支出」。

比如:朋友結(jié)婚的紅包,家里添置的電器,旅游費(fèi)用,諸如此類。

所以,我的建議是:直接建立一張 Excel,分成三部分:

• 固定支出:每年所有的固定支出,直接算出一個(gè)總值。

• 大額支出:給自己設(shè)定一個(gè)閾值(比如500、1000),當(dāng)每次產(chǎn)生超閾值的支出時(shí),就記下來(lái)。

• 預(yù)算及日常支出。詳見(jiàn)下文。

第三點(diǎn)非常簡(jiǎn)單。把所有可變支出綁定同一張銀行卡,或者同一個(gè)賬號(hào)。這樣,每個(gè)月做總結(jié)時(shí),只需要看一下當(dāng)月的「期初余額」+「轉(zhuǎn)入總額」,減去「期末余額」,再減去「大額支出」,就能看到自己這個(gè)月的「正常值」是多少。

用這套方法,你就可以擺脫繁瑣、無(wú)謂的記賬操作,任何時(shí)候?qū)忛嗩A(yù)算和實(shí)際消費(fèi),都能一目了然。

3)物品

每個(gè)人的家里肯定都有一堆物品?？赡苁悄愠么蛘蹠r(shí)淘來(lái)的囤貨,也可能是你旅行時(shí)收集的紀(jì)念品……它們或許有用,或許無(wú)用,但總是免不了要面臨一個(gè)問(wèn)題:

家里的收納空間越來(lái)越滿,各種物品日益劇增;但需要用到某件東西的時(shí)候,卻老是找不到。

所以,我會(huì)建議你用一個(gè)「四象限整理法」,來(lái)處理家里的物品。

簡(jiǎn)而言之,可以每個(gè)季度對(duì)所有物品做一次大整理,然后按照這個(gè)策略去歸類、行動(dòng):

再配上收納箱、收納盒,貼上標(biāo)簽,就能做到井井有條了。

最后,附上一個(gè)簡(jiǎn)單的流程梳理:

一切策略都要保持一個(gè)平衡:足夠輕巧,可以無(wú)需耗費(fèi)腦力去踐行;同時(shí)又足夠完備,能夠?qū)ι钇鸬揭?guī)范作用。

另外,也要切記一句話:

一切方法,最終一定要以「適合自己」為導(dǎo)向。

一定不是人去適應(yīng)方法,而是方法去適應(yīng)人。

與大家共勉。: )